O Google Workspace é um dos principais exemplos de como a tecnologia e o meio digital se integraram plenamente ao nosso cotidiano, seja na vida pessoal ou na profissional.
As ferramentas de gestão e interação entre equipes têm se tornado cada dia mais importantes para o funcionamento das empresas, que contam hoje com necessidades que não existiam há poucos anos, como a comunicação com profissionais atuando à distância.
Sendo uma das empresas pioneiras do mercado, a Google compilou recursos que atendem perfeitamente esse público. Conheça o Google Workspace e suas principais vantagens neste artigo.
O que é o Google Workspace?
O Google Workspace é uma solução de produtividade e colaboração da Google, que permite que as empresas trabalhem de maneira mais eficiente e eficaz. O conjunto de ferramentas oferece uma ampla gama de aplicativos e recursos, incluindo:
- E-mail;
- Documentos, planilhas e apresentações;
- Mensagens instantâneas;
- Videochamada;
- Armazenamento em nuvem.
Os usuários podem criar e compartilhar arquivos em tempo real, colaborar com colegas no desenvolvimento de produtos, como uma Caixa termica de isopor e acessar seus arquivos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar.
Além disso, a Google oferece suporte 24 horas, para garantir que os usuários tenham acesso aos seus documentos e arquivos sempre que necessário e evitar que uma ferramenta que visa melhorar a eficiência acabe causando transtornos.
Por que usar essa ferramenta nos negócios?
Com o crescimento do trabalho remoto e da comunicação virtual, muitas empresas estão buscando soluções eficazes de produtividade e colaboração para manter suas equipes conectadas.
O Google Workspace foi desenvolvido para ocupar essa lacuna do mercado, ajudando empresas de manutenção predial hospitalar e outros segmentos a dar continuidade nas suas atividades, mesmo durante situações de crise, como o isolamento social.
Uma das vantagens da ferramenta é a sua facilidade de uso e compatibilidade com dispositivos móveis, permitindo que os funcionários acessem seus arquivos de onde estiverem, desde que tenham um dispositivo eletrônico e sinal de internet.
Além disso, com ferramentas como o Google Meet, a comunicação virtual com clientes e parceiros externos pode ser facilitada, permitindo que as equipes coordenem e organizem tarefas com mais agilidade.
1 – Colaboração
A colaboração online entre profissionais e equipes é essencial em um mundo cada vez mais conectado e digital. A possibilidade de trabalhar em conjunto, mesmo estando em locais diferentes, aumenta a eficiência e a produtividade dos processos empresariais.
Com o uso das ferramentas do Google, é possível compartilhar informações de forma rápida e segura, além de realizar reuniões virtuais, permitindo que as equipes trabalhem juntas mesmo à distância.
Além disso, o Google Workspace possibilita a edição colaborativa de documentos, como planilhas e apresentações, tornando possível que vários usuários trabalhem em um mesmo arquivo ao mesmo tempo.
Essa funcionalidade é especialmente útil em projetos que requerem a colaboração de diversas áreas de uma empresa, como na produção de um perfil U laminado, por exemplo.
Com esses recursos, também é possível uma maior flexibilidade nos horários e local de trabalho dos profissionais, já que o acesso às ferramentas do Google é viável de qualquer lugar.
2 – Comunicação
A comunicação interna é uma parte fundamental do sucesso de qualquer empresa. A equipe deve estar sempre atualizada sobre as metas e objetivos da instituição, além de ser informada sobre mudanças ou atualizações que possam afetar seu trabalho.
Uma comunicação interna eficiente também pode melhorar a motivação da equipe, aumentar a produtividade e melhorar a colaboração.
Tanto no mercado atual, em que muitas empresas estão trabalhando remotamente, quanto nos modelos de trabalho tradicionais, uma boa comunicação interna é indispensável.
O Google Meet, por exemplo, é usado para realizar reuniões online em tempo real, permitindo que todos os membros da equipe se comuniquem facilmente, mesmo que estejam trabalhando em locais diferentes, seja de casa ou de outras unidades da empresa.
Esse recurso é fundamental para empresas que precisam fazer manutenção em equipamentos, como Correia transportadora, já que os funcionários podem se contatar rapidamente para resolver quaisquer problemas.
Com o Google Workspace, a empresa se certifica de que todos os funcionários tenham fácil acesso uns aos outros, eliminando problemas comuns, como esquecer de salvar um número de telefone ou um endereço de email.
3 – Armazenamento na nuvem
O armazenamento na nuvem oferece maior segurança e flexibilidade para as empresas. Além da possibilidade de editar e compartilhar documentos, a nuvem ajuda a evitar a perda de arquivos importantes no caso de um dano nas máquinas.
O Google Drive é uma das principais ferramentas para armazenamento de arquivos e documentos, seja na suíte Google ou fora dela, mas dentro do Google Workspace, ele não é a única opção de armazenamento online.
A plataforma também oferece o Google Photos, voltado para o armazenamento de fotos e vídeos. O aplicativo permite que as empresas organizem as mídias em álbuns, e conta com tecnologias para gerenciar as imagens automaticamente por meio de inteligência artificial.
Já o Google Vault é uma ferramenta de arquivamento e descoberta eletrônica que permite que as empresas que ministram treinamento nr35 armazenem e gerenciem dados importantes para cumprir as obrigações legais e regulatórias.
4 – Segurança
Com a crescente utilização de tecnologia no mundo corporativo, a segurança cibernética é uma preocupação constante para as empresas, afinal, um simples descuido pode levar a grandes prejuízos financeiros e danos à reputação da empresa.
O caso do vazamento dos CPFs no Brasil, em 2021, é um exemplo dos riscos que se corre com o uso da tecnologia e internet.
Informações pessoais, como nome completo, CPF, data de nascimento e outros dados sensíveis de mais de 220 milhões de brasileiros, estavam sendo vendidas na internet por criminosos que tiveram acesso aos bancos de dados do governo.
O incidente foi considerado o maior vazamento de informações da história do país, levando as autoridades brasileiras e empresas de segurança cibernética a trabalharem juntas para proteger os cidadãos afetados pelo vazamento.
Assim como o mercado se moderniza, pessoas mal intencionadas também têm acesso ao mesmo tipo de recursos inovadores.
Por isso, é fundamental que as empresas reforcem sua segurança cibernética e adotem medidas para proteger seus dados e informações confidenciais, como a autenticação em duas etapas e o gerenciamento de dispositivos.
No caso de empresas que lidam com dados sensíveis, como consultoria ambiental IBAMA, é ainda mais importante reforçar a segurança cibernética.
A Google também se ocupou de disponibilizar uma equipe de segurança dedicada, que monitora constantemente a rede e implementa medidas para garantir a proteção dos dados dos usuários.
Outra vantagem do Workspace é a possibilidade de gerenciar as permissões de acesso aos arquivos, se certificando que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso às informações confidenciais.
A plataforma também oferece opções de backup e recuperação de dados, visando a integridade dos arquivos em caso de perda ou roubo.
5 – Personalização
A suíte Google oferece opções de personalização que podem ser muito úteis para empresas, permitindo que elas adaptem as ferramentas e recursos da Google às suas necessidades específicas.
As empresas podem personalizar a interface e aparência de seus aplicativos, podendo adicionar o logotipo como imagem de perfil e escolher cores que reflitam a identidade visual da empresa.
Essas personalizações podem ajudar a promover a marca da empresa e criar uma experiência mais agradável e envolvente para os funcionários, além de manter a identidade da instituição presente e ativa no cotidiano de todos os colaboradores.
Outra forma de personalizar o Google Workspace é através da criação de fluxos de trabalho personalizados, que podem incluir formulários e tarefas específicas para as necessidades da empresa, como um protocolo para o processo de remediação.
Além disso, a plataforma oferece a possibilidade de que as empresas personalizem suas políticas de segurança e conformidade para alinhá-las às da instituição, como políticas de retenção de dados, de acesso e outras configurações de proteção de dados.
Uma das principais vantagens da suíte Google é a facilidade de adaptar as tarefas e uso das ferramentas para acompanhar as mudanças no mercado. Essa flexibilidade garante que a empresa seja mais ágil e responsiva às novidades em seu ambiente de negócios.
Como implementar o Google Workspace na empresa?
Para implementar o Google Workspace nas atividades de produção, vendas, marketing e outros setores, as empresas de bomba de vácuo comprar devem seguir algumas etapas, além de fazer um bom estudo prévio das ferramentas e necessidades das equipes:
- Escolher o plano adequado;
- Criar uma conta de administrador;
- Adicionar usuários;
- Fazer treinamentos com os funcionários;
- Integrar os aplicativos e sistemas da empresa;
- Criar uma rotina de manutenção para garantir a segurança.
Existem diferentes planos disponíveis na suíte, que oferecem recursos e preços variados. Ao fazer um levantamento das atividades da empresa, quantidade de funcionários, volume de dados, é possível escolher corretamente o plano ideal.
É importante criar uma conta de administrador para gerenciar o uso do Google Workspace dentro da empresa. O administrador tem acesso a ferramentas para configurar a plataforma, adicionar usuários e definir permissões de acesso aos sistemas e documentos.
Também é responsabilidade da empresa oferecer treinamentos sempre que uma nova ferramenta ou sistema for adotado. No caso do Workspace da Google, esse treinamento pode ser feito por meio de tutoriais em vídeo, manuais ou sessões ao vivo.
E como já foi explicado, a segurança deve ser uma prioridade quando se faz o uso de um sistema online. Realizar a manutenção regular do Workspace é uma forma de garantir que os recursos e configurações estejam atualizados.
Essas manutenções garantem a segurança dos dados e possibilitam realizar backups regularmente, armazenando corretamente arquivos antigos que não são usados no dia a dia e criando um ambiente digital mais organizado e eficiente para os trabalhadores.
