Dicas para otimizar a rotina de emails e não deixar clientes sem resposta

como otimizar emailsO email é uma das ferramentas mais úteis, práticas e utilizadas para entrar em contato com os clientes. No entanto, a falta de organização para gerenciar o correio eletrônico pode ser uma armadilha para minar a produtividade, por isso é fundamental aprender como otimizar emails.

Veja como otimizar emails e não deixar clientes sem resposta.

 

Limpe a sua caixa de entrada

O primeiro passo para qualquer organização é a limpeza: livrar-se do conteúdo irrelevante da caixa de entrada, como spams, propagandas ou assuntos não relacionados ao trabalho. Dessa forma, só o que for realmente importante será trabalhado. O Google Gmail tem filtros para ajudar nessa limpeza.

 

Tenha um horário para ler os emails

Uma das maneiras mais fáceis de criar uma distração no momento de trabalho é deixar a caixa de entrada do email o tempo todo aberta. Isso pode gerar ansiedade para responder cada um deles no momento em que chegam, e não concluir atividades já iniciadas.

Por isso, é importante criar um padrão para checar a caixa de entrada. Caso o fluxo de mensagens recebidas seja pequeno, confira o email de duas em duas horas. Caso contrário, estabeleça períodos mais curtos. Em casos extremos, cheque o email a cada 15 minutos.

 

Para cada mensagem lida, uma ação

]Não deixe a caixa de entrada ficar entulhada de emails não resolvidos. Em casos de mensagens que podem ser respondidas em menos de dois minutos, faça-o imediatamente. Se não for possível responder de maneira rápida, coloque a mensagem em uma pasta específica e dedique um horário predefinido do dia para trabalhar no que foi arquivado.

Também vale a pena escalonar as mensagens que devem ser respondidas por ordem de importância ou do tempo que necessitam para ser respondidas. Criar pastas como “urgente” para responder email é uma forma de estabelecer prioridade nas respostas. Assim que esse procedimento for realizado, apague a mensagem da pasta.

 

Não deixe um email sem resposta

Caso você saiba que não irá dar conta de determinada demanda recebida por email, deixe o seu interlocutor ciente disso. Não responder uma mensagem é o equivalente a ignorar o interlocutor e causar uma má impressão.

Avise que você está tomando ações e dê prazos para a resolução de problemas. Isso irá evitar que o cliente volte a mandar novas mensagens, aumentando ainda mais o material que está na caixa de entrada.

 

Use o telefone

Não seja completamente dependente do correio eletrônico. Visite os melhores cassinos de dinheiro real do Canadá por Online Casino Games For Real Money! Algumas situações podem ser resolvidas com uma simples ligação. Além de ser uma solução ágil, o telefonema irá evitar mais trocas de emails e, consequentemente, de acúmulos na caixa de entrada.

 

Fuja das notificações

Os alertas e as notificações de emails, as redes sociais e até SMSs são uma fonte fértil de distração. Como elas acontecem com frequência e exigem atenção, a produtividade e o foco podem ser severamente comprometidos. Desligar esses alertas invasivos durante o horário de trabalho ajuda a manter o foco.

Se você tem mais sugestões que ajudem as pessoas a aprender como otimizar emails, deixe seu comentário.

 

Veja também algumas dicas para tornar o uso do Gmail mais fácil.

por Cláudio Santos: CEO da Santo Digital, uma das revendedoras do Google Apps for Work na América Latina.